En tant qu’organisme public, la Ville de Sainte-Anne-desPlaines est assujettie à la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels (R.L.R.Q., c. A-2.1). Par exemple, une demande d’accès à l’information peut permettre de connaître les décisions prises par les élus, les dépenses engagées, les projets en cours ou encore certaines informations archivées qui ne datent pas de l’année en cours. 

Comment faire une demande à la Ville?

Vous pouvez faire une demande d’accès à des documents de la Ville de Sainte-Anne-des-Plaines en remplissant le formulaire disponible en ligne ou en présentant une demande écrite contenant les éléments suivants : 

• le nom du demandeur et son titre; 
• les coordonnées complètes du demandeur; 
• le sujet de la demande; 
• le titre du ou des document(s) demandé(s);
• la signature du demandeur;
• et toute autre information pertinente à la présente demande.

Quel est le délai de traitement?

Le délai de traitement d’une demande d’accès à un ou des document(s) est de 20 jours à compter de la date de réception. Toutefois, si la demande est complexe, un délai supplémentaire de 10 jours peut être nécessaire. 

Des frais sont-ils imposés?

Pour obtenir la copie d’un rapport de police ou d’un rapport d’incendie, veuillez prévoir des frais de 16 $. Pour toute autre demande, des frais peuvent s’appliquer en vertu du Règlement sur les frais exigibles pour la transcription, la reproduction et la transmission de documents et de renseignements personnels (c. A-2.1, r.3). Les frais peuvent être acquittés au moyen d’un chèque fait à l’ordre de la Ville de Sainte-Anne-des-Plaines ou être payés sur place en argent comptant, par débit ou par chèque.  

Les avis publics ont une finalité commune : fournir de l’information aux citoyens. Ces avis peuvent servir à renseigner les citoyens quant aux décisions prises par le conseil de la municipalité ou celles qu’il a l’intention de prendre. Les Municipalités sont tenues d’en faire la publication dans plusieurs circonstances. Il peut s’agir, par exemple, de mettre en vigueur un règlement ou encore d’annoncer la tenue d’une séance du conseil. Les avis publics remplissent donc en premier lieu des objectifs de transparence et de diffusion de l’information envers le citoyen.

Les délais de publication des avis publics, de même que les renseignements qu’ils doivent contenir, sont prévus par la loi.

Par ailleurs, les demandes de soumissions publiques ne sont pas qualifiées d’avis publics par la loi et visent une finalité distincte en ce sens qu’elles ne s’adressent pas tant aux citoyens de manière générale qu’aux entrepreneurs et aux fournisseurs intéressés à soumissionner pour un contrat.

En règle générale, les municipalités régies par la Loi sur les cités et villes du Québec doivent afficher leurs avis publics à deux endroits sur leur territoire. Depuis la sanction du PL-122 (projet de loi no 122), les Municipalités ont toutefois la possibilité de se soustraire à ces règles et de choisir les modalités de publication de leurs avis publics. Pour s’en prévaloir, les Municipalités doivent d’abord procéder à l’adoption d’un règlement.

Le conseil municipal de Sainte-Anne-des-Plaines a pris la décision de publier ses avis publics au moins à l’hôtel de ville, sur le babillard public situé au rez-de-chaussée, ainsi que sur son site Internet.

Lorsque c’est possible, le Service du greffe procédera aussi à la publication d’une annonce dans le journal local de la Ville (Le Nord Info) de tous les avis qui ont été publiés.

Prendre connaissance d’un avis public c’est aussi participer à la vie démocratique !

Référence : Site Internet du MAMH

Le Conseil municipal adopte régulièrement des règlements qui régissent le fonctionnement de la Ville. Que ce soit pour des règlements d’urbanisme ou pour des règlements d’emprunt, il y a une procédure bien claire et précise à suivre pour permettre l’entrée en vigueur de ces règlements. Cette procédure est régie par un cadre légal surveillé par le ministère des Affaires municipales et de l’Habitation du Québec.

Certains de ces règlements doivent être soumis à l’approbation de l’ensemble des habitants du territoire ou des habitants d’un secteur du territoire avant d’entrer en vigueur; c’est notamment le cas pour le règlement d’emprunt, sauf les exceptions prévues dans la Loi.

Le processus donne donc aux citoyennes et citoyens concernés un pouvoir décisionnel sur certains de ces projets grâce à la tenue de registre : c’est une façon d’obtenir le consentement des citoyens relativement à ces règlements. La tenue de registre permet aux personnes habiles à voter de demander la tenue d’un référendum sur le règlement en question.

C’est la Loi sur les élections et les référendums dans les municipalités (LERM) qui fixe les modalités d’enregistrement des personnes habiles à voter. La Ville doit donc se conformer à ce que la loi demande et procéder selon ce qui y est défini.

Pour résumer, la tenue de registre permet de vérifier si, pour un règlement en particulier, la tenue d’un référendum est nécessaire et, par conséquent, de confirmer que les citoyens sont en accord avec le règlement adopté. Les personnes qui sont en désaccord avec le règlement proposé pourront signer le registre et ainsi demander un vote sur le sujet, par l’entremise d’un référendum. Les personnes en accord avec le règlement n’ont pas à signer le registre.

La Loi indique à l’administration municipale un calcul à faire afin d’établir le nombre de signatures au registre qui fera en sorte d’exiger que le règlement soit soumis à un vote référendaire. Si ce nombre de signatures est atteint, cela signifie au conseil municipal que la population n’est pas totalement en accord avec le règlement et souhaite être consultée grâce à un vote.

Le conseil municipal doit alors prendre une décision en lien avec le projet de règlement présenté :

Soit, il prend la décision d’aller en référendum sur la question :

• L’administration municipale préparera alors la tenue d’un référendum et travaillera avec la Direction générale des élections pour mettre en place ce processus démocratique.

Soit, il retire le projet tel qu’il a été présenté :

• Le conseil pourra décider de retravailler le règlement (changer en partie ou en totalité le règlement, modifier le montant demandé, etc.) et le présenter ultérieurement ou simplement de le retirer.

C’est aussi cette Loi qui précise le cadre entourant la tenue de registre, soit l’horaire et les jours d’accès au registre ainsi que les modalités d’annonce de la tenue de registre. Ainsi, des délais pour l’affichage de l’avis public, l’ouverture et la fermeture du registre sont encadrés et dictés par la loi. Par exemple, au moins cinq jours avant l’ouverture du registre, le greffier de la municipalité donne aux personnes habiles à voter concernées un avis public les informant de la procédure d’enregistrement visant la tenue d’un scrutin référendaire. Autre exemple, le nombre de jours d’ouverture du registre est déterminé selon le nombre de personnes habilitées à voter et le nombre de signatures requises.

Il est important de comprendre que le citoyen est responsable de s’informer et d’être attentif aux annonces d’adoption de règlements faites aux séances du conseil municipal. Il doit prendre connaissance des avis affichés, des renseignements sur le site Internet de la Ville et consulter les tableaux d’affichage. Beaucoup de renseignements sont également présentés lors des assemblées publiques. Notez que toutes les séances du conseil sont ouvertes au public et les enregistrements de ces séances sont disponibles dans les jours suivants sur la page YouTube de la Ville.

Bien que cette procédure, la tenue de registre, soit complexe, elle demeure importante pour la démocratie municipale. Pour en apprendre plus sur la tenue de registre ou les règlements d’emprunt, n’hésitez pas à consulter le site Internet du MAMH.

Définitions - Règlement d'emprunt

Un règlement d’emprunt permet à une Ville d’emprunter des sommes d’argent pour effectuer des travaux d’infrastructure lorsqu’elle ne dispose pas des sommes requises pour effectuer les travaux dans son budget annuel. Le règlement d’emprunt présente les secteurs visés pour les travaux, les modalités de taxation, s’il y a lieu, et les détails du financement des travaux qui seront réalisés. Tout règlement d’emprunt doit être approuvé par la ministre des Affaires municipales et de l’Habitation qui s’assurera que la Ville pourra respecter ses engagements financiers.

Personne habile à voter

Personne qui a le droit d’être inscrite sur la liste électorale de la Ville (ou du secteur concerné par le règlement). Pour être considérée comme une personne habile à voter qui a droit de signer le registre, la personne doit remplir certaines conditions, et ce, à la date d’adoption du règlement, notamment être majeure, être domiciliée sur le territoire de la ville et depuis au moins 6 mois dans la province de Québec, être citoyenne canadienne ou être propriétaire d’un immeuble sur le territoire de la ville depuis au moins 12 mois. Tous les détails sont disponibles dans la loi.

Avis public

Ces avis peuvent servir à renseigner les citoyens quant aux décisions prises par le conseil de la municipalité ou celles qu’il a l’intention de prendre. Les Municipalités sont tenues d’en faire la publication dans plusieurs circonstances. Il peut s’agir, par exemple, de mettre en vigueur un règlement ou encore d’annoncer le calendrier des séances du conseil. Les avis publics remplissent donc en premier lieu des objectifs de transparence et de diffusion de l’information envers le citoyen. Les délais de publication des avis publics, de même que les renseignements qu’ils doivent contenir, sont prévus par la loi. À Sainte-Anne-des-Plaines, les avis publics sont disponibles sur le site Internet de la Ville ainsi que sur le babillard situé au rez-de-chaussée de l’hôtel de ville.

En général, le conseil se réunit une fois par mois, mais il peut le faire plus souvent. Le conseil peut aussi convoquer des assemblées spéciales, par exemple pour les règlements d’emprunt.

À Sainte-Anne-des-Plaines, les séances ordinaires du conseil se tiennent tous les deuxièmes mardis de chaque mois. Les séances se déroulent dans la salle Mario-Gauthier à l’hôtel de ville (139, boulevard Sainte-Anne). Les séances débutent à 19 h 30. Le calendrier des rencontres est disponible sur le site Internet de la Ville.

Loin d'être exclusives aux élus, les séances du conseil de la Ville invitent à la participation de la population. Les citoyens peuvent assister aux séances et interroger leurs représentants sur leurs décisions ou leurs politiques durant la période de questions. Ce type d'intervention est accessible et utile pour veiller sur les dossiers qui influencent la qualité de vie de la communauté.

Le conseil régit la période de questions tant pour sa durée et la procédure applicable que pour le nombre de questions qu’une personne peut poser. Ainsi, lors de la période de questions, les citoyens doivent respecter les règles d'ordre et de courtoisie et ils doivent notamment demander la parole au président d'assemblée avant d’interroger les élus. Ces règles visent à préserver un certain décorum et à favoriser des échanges respectueux et constructifs entre les élus et les citoyens.

La Ville de Sainte-Anne-des-Plaines rend disponibles toutes les séances du conseil sur le web, notamment sur sa page YouTube et sur le site Internet, habituellement dès le lendemain de la séance.

Référence : Site Internet du MAMH