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Secrétaire de direction (direction générale et cabinet du maire)

Description
Sous la responsabilité du directeur général, la personne titulaire du poste assure diverses tâches administratives de la Direction générale, du bureau du Maire, des membres du Conseil, des services sous la responsabilité du directeur général en assurant la préparation, la production et le suivi des dossiers et demandes d’informations.  Elle assiste le Conseil dans la gestion de leurs activités auprès de la population.

 

PRINCIPALES RESPONSABILITÉS ET TÂCHES :

  • Assiste le directeur général et le Maire dans l’organisation et la coordination des activités et les soutien dans la gestion des dossiers en tenant compte des éléments stratégiques et des échéanciers ;
  • Assure un lien entre la direction et les différents services et fournit des renseignements généraux concernant les directives, les activités et la réglementation ;
  • Accueille les personnes qui se présentent à la direction générale ainsi qu’au bureau du Maire, fournit des renseignements généraux concernant les directives, les activités et  la réglementation ;
  • Effectue des travaux de recherche, recueille et collige des données en provenance de diverses sources devant servir à rédiger des rapports, articles, discours, lettres et autres;
  • Rédige et révise les lettres du Service de la direction générale et du cabinet du Maire;
  • Prépare le support visuel diffusé lors de l’assemblée municipale et rédige l’infolettre destinée à faire connaitre les faits saillants de l’assemblée aux employés municipaux;
  • Suit l’évolution de divers projets ou dossiers qui lui sont confiés, effectue divers travaux de compilations de données, soumet ses commentaires et ses recommandations sur les actions à prendre, s’il y a lieu, et assure la liaison auprès des différents intervenants;
  • Coordonne la préparation des réunions et comité où siège le directeur général et/ou le Maire, assiste à la rencontre lorsque requis, rédige les comptes-rendus et procès-verbaux et en assure le suivi;
  • Agit à titre de secrétaire pour divers comités consultatifs citoyens;
  • Est responsable de la gestion du plan des mesures d’urgence de la Ville, effectue les mises à jour et agit à titre de secrétaire du Comité des mesures d’urgence;
  • Tient à jour les agendas du directeur général et du Maire, effectue le suivi auprès d’eux, confirme leur présence à des réunions et fait des arrangements relatifs aux déplacements prévus (transport, hébergement, repas, etc.);
  • Est responsable de créer les dossiers de projets interdisciplinaires sur le réseau informatique et d’octroyer les droits d’accès aux intervenants;
  • Coordonne la logistique de certains événements du Cabinet du maire tel que le dîner annuel du maire;
  • S’assure de la mise à jour des politiques internes lorsque requis;
  • Traite la correspondance et les appels téléphoniques adressés au directeur général et/ou au Maire;
  • Est responsable de l’accueil des demandes et des plaintes des citoyens auprès de la Direction générale, en assure le suivi et veille au contrôle du délai de réponse.  Elle traite certaines questions relevant de sa compétence et prépare la synthèse des problèmes et questions complexes afin de les transmettre à son supérieur;
  • Effectue le suivi des plaintes et requêtes enregistrées dans tous les services de la Ville et transmet au Conseil municipal un rapport mensuel relatif aux demandes réglées et non réglées;
  • Effectue le lien avec le Service de police pour les demandes d’attentions spéciales, plaintes, etc.

Qualifications requises

  • Être titulaire d’un diplôme d’études collégiales (D.E.C) en technique administrative ou bureautique ou tout autre domaine approprié ;
  • Expérience pertinente minimale de cinq (5) ans dans des fonctions connexes ;
  • La connaissance du milieu municipal serait un atout ;
  • Excellente maîtrise de la langue française à l’oral et à l’écrit, notamment avoir une aisance reconnue à composer et à structurer des textes ;
  • Connaissance avancée des logiciels de la suite Microsoft Office (Word, Excel, Outlook et PowerPoint) et d’Internet;
  • Connaissance des logiciels de Gestionnaire municipal et Laserfiche serait un atout ;
  • Avoir de l’entregent et faire preuve de polyvalence, d’initiative, de jugement, d’autonomie, de discrétion et de diplomatie ;
  • Reconnue pour sa rigueur, son sens de l’autonomie, son bon jugement et sa polyvalence;
  • Habileté de planification et de coordination, sens de l’organisation et de débrouillardise;
  • Bonne capacité à gérer le stress.

Salaire et conditions salariales
Le salaire et les conditions de travail seront déterminés selon la politique en vigueur pour la rémunération des employés cadres.

L’horaire de travail est de 35 heures par semaine, soit du lundi au jeudi de 8h à 12h et 13h à 16h45 et vendredi de 8h à 12h00.

Les personnes intéressées doivent faire parvenir leur curriculum vitae accompagné d’une lettre de motivation au plus tard le 18 juin 2021 par courriel à l’adresse suivante :  dotation@villesadp.ca

La Ville de Sainte-Anne-des-Plaines remercie tous les candidats de leur intérêt. Toutefois, seules les personnes retenues seront contactées.

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