Technicien(ne) en gestion documentaire

La Ville de Sainte-Anne-des-Plaines recherche actuellement des candidats(es) pour combler le poste de technicien(ne) en gestion documentaire.

Description
Sous la responsabilité de la greffière, le(la) technicien(ne) en gestion documentaire exécute diverses tâches reliées à la recherche de documents, garantit le classement et la conformité des archives municipales relativement aux obligations de la Loi sur les archives, applique les normes et des politiques de conservation des documents d’archives, en plus d’effectuer différentes tâches administratives.

Principales fonctions

• Voir à l’application des normes et procédés de documents relatifs au classement, au déclassement et aux outils de repérage;
• Collaborer avec la greffière, procéder à la mise à jour du calendrier de conservation et l’élaboration, l’implantation et la mise à jour, des plans de classement permettant l’identification, l’indexation, la codification et le classement de documents selon les normes établies et de l’inventaire des documents de la Ville;
• Établir avec l’aide de la greffière, la gestion documentaire intégrée et établir le plan de classification des dossiers;
• Collaborer avec la greffière afin de modifier les politiques et directives, des normes, et procédures concernant l’archivistique;
• Contribuer au développement, à la mise à jour et à l’entretien des outils spécialisés en gestion de documents et archives;
• Produire des rapports selon les demandes;
• Réaliser des inventaires et effectuer un suivi administratif dans chaque Service de la Ville;
• Organiser et animer des activités de formations destinées aux responsables de chaque Service, assurer le suivi auprès des unités administratives et fournir la documentation requise en fonction de politiques établies ;
• Assister la greffière pour procéder à la rédaction de procédures, de guides d’utilisation ainsi qu’à leur mise à jour;
• En collaboration avec  la greffière, procéder au tri et à l’élimination des documents en fonction du calendrier des délais de conservation établi;
• Acheminer et valider les formulaires de prêt aux unités administratives;
• Préparer le contenu des boîtes en vue de leur transfert au dépôt des documents semi-actifs, ou aux archives, en épurer le contenu, identifier, classer les dossiers et les documents ;
• Vérifier la conformité des boites et les classer
• Appliquer en fonction des normes corporatives, un programme de protection des documents essentiels et confidentiels;
• Développer et gérer des projets en gestion documentaire;
• Assister le Service du greffe dans les demandes d’accès à l’information, en effectuant toute recherche afin de repérer et fournir les documents ou les informations relatifs aux demandes;
• Effectuer toute recherche d’informations ou de documents soumis par des requérants internes ou externes et s’assurer de leur fournir les documents demandés;
• Effectuer la numérisation des documents et des entrées de données;
• Signaler les problèmes majeurs à son supérieur;
• Effectuer toute autre tâche à la demande de son supérieur immédiat.

Profil des compétences

• D.E.C. en technique de la documentation, gestion de l’information avec deux (2) années d’expérience en lien notamment avec les activités de gestion intégrée des documents (support numérique et papier) et la gestion documentaire incluant l’implantation de logiciel de gestion électronique des documents (GED)

OU

• Certificat en archivistique avec une année d’expérience pertinente en lien notamment avec les activités de gestion intégrée des documents (support numérique et papier) et la gestion documentaire incluant l’implantation de logiciel de gestion électronique des documents (GED)
• Connaissance des outils et méthodes propres à la gestion des documents au niveau des archives (application des RDDA, …) et la classification des documents numériques (structuration, métadonnées…)
• Expérience en milieu municipal (un atout);
• Maîtrise des logiciels de la Suite Office;
• Être minutieux, méthodique et faire preuve d’une discrétion exemplaire;
• Avoir des aptitudes au travail d’équipe collaboratif;
• Être autonome, grand sens d’organisation et être polyvalent;
• Démontrer de fortes habiletés de rédaction et d’un excellent français

Horaire de travail
L’horaire de travail est de 31 heures par semaine, soit du lundi au jeudi de 8h00 à 12h00 et de 13h00 à 16h45.

POUR POSTULER

Les personnes intéressées doivent faire parvenir leur curriculum vitae au plus tard le 5 mars 2023, à l’adresse suivante : dotation@villesadp.ca

La Ville de Sainte-Anne-des-Plaines remercie tous les candidats de leur intérêt. Toutefois, seules les personnes retenues seront contactées.