Offre d'emploi - Adjoint(e) administratif(-ive) à la réception

Poste syndiqué
Temps complet
Entrée en fonction : à la mi-mars 2021

Description
Relevant de la directrice du service des communications et de l’expérience citoyenne, le/la titulaire du poste est responsable de transmettre l’information aux citoyens et exécuter diverses tâches de secrétariat de manière à dégager divers départements.

• Accueillir les visiteurs, s’enquérir du but de leur visite, donner les renseignements ou les diriger à qui de droit ;
• Recevoir et filtrer les appels téléphoniques, donner des renseignements ou prendre les messages sur diverses plateformes numériques et site web de la Ville ;
• Support au service des communications ainsi que divers départements ;
• Accomplir du travail général de bureau, tel que : assemblage, classement et expédition de documents, vérification, transcription, photocopie de documents, compiler et compléter divers dossiers ;
• Dépouiller, classer, procéder au timbrage du courrier et placer les commandes auprès de la messagerie rapide ;
• Effectuer l’achat par soumission de la papeterie, telle que papier en-tête, enveloppes avec logo, comptes de taxes et de toute fourniture de bureau.  Assurer le rangement et vérifier l’inventaire du matériel nécessaire aux besoins des différents services ;
• Compléter les formulaires pour la vente des licences de chien, encaisser et balancer l’argent perçu ;
• Support au service des communications ainsi que divers départements ;
• Recevoir les plaintes concernant les vidanges, le compost et la récupération et faire le suivi auprès du responsable de la compagnie ;
• Prendre les demandes de réparation ou de livraison de bacs et envoyer les requêtes chaque semaine ;
• Recevoir les appels relatifs au réseau luminaire, transmettre les plaintes à l’entrepreneur, rédiger les rapports  mensuels et annuels, en assurer le suivi, vérifier les factures et approuver le paiement.

Profil des compétences

• Formation : Détenir un diplôme d’étude professionnelle en secrétariat ou toute autre formation jugée pertinente;
• Un minimum d’une (1) année d’expérience pertinente ;
• Excellente connaissance du français écrit et parlé ;
• Facilité à œuvrer dans un environnement informatisé et connaissances des logiciels de la suite Microsoft Office ;
• Connaissance au logiciel Unicité et Accès Cité Territoire (un atout);
• Orienter vers la clientèle et savoir transmettre l’information ;
• Posséder une capacité d’adaptation et un intérêt marqué par le travail d’équipe ;
• Expérience dans le domaine municipal sera considéré comme un atout.

Horaire de travail et rémunération
Le salaire sera établi selon la convention collective en vigueur. L’horaire de travail est de 35 heures/semaine, soit du lundi au jeudi de 8h à 12h et de 13h à 16h45 et le vendredi de 8h à 12h.

Les personnes intéressées doivent faire parvenir leur curriculum vitae au plus tard le 8 février 2021, à l’adresse suivante : dotation@villesadp.ca.

La Ville de Sainte-Anne-des-Plaines remercie tous les candidats de leur intérêt. Toutefois, seules les personnes retenues seront contactées.